Vergoeding binnenlandse dienstreizen: nieuwe fiscale maximumforfaits vanaf 1 maart 2026

Een werknemer die zich in opdracht van zijn werkgever verplaatst binnen België, maakt daarbij kosten die de werkgever forfaitair mag vergoeden.

Naar aanleiding van een indexaanpassing verhogen de toepasselijke forfaits voor een binnenlandse dienstreis.

Dit zijn de nieuwe bedragen die vanaf 1 maart 2026 van toepassing zullen zijn:

• dagvergoeding: 21,64 EUR per dag;

• huisvestingskosten: 162,35 EUR per nacht.

Wanneer de werkgever zich houdt aan deze bedragen en de bijhorende voorwaarden, dan beschouwt de fiscus deze vergoedingen als een kost eigen aan de werkgever (ernstige norm). De vergoedingen vormen dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.

Deze regeling is ook van toepassing op bedrijfsleiders.

Fiscale spelregels

Principe

Wie een dienstreis of verplaatsing maakt in opdracht van zijn werkgever of onderneming, kan hiervoor een forfaitaire kostenvergoeding krijgen.

De toepasselijke forfaits worden aangepast aan de levensduurte op basis van een automatische indexkoppeling.

Aan de toekenning van deze vergoeding zijn verschillende voorwaarden verbonden. Wanneer de werkgever deze voorwaarden respecteert, zal de fiscus de vergoedingen beschouwen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever (ernstige norm). De vergoeding vormt dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer of bedrijfsleider en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever of onderneming.

Wanneer niet voldaan is aan de voorwaarden of wanneer de werkgever een hogere forfaitaire vergoeding toekent, zal men deze vergoeding beschouwen als belastbare bezoldiging.

Om dit te vermijden, moet de werkgever kunnen bewijzen dat de vergoeding:

• een kost dekt die hem eigen is; en

• effectief aan die kosten is besteed.

Ook moet de werkgever er over waken dat hij de kosten die het forfait dekt, niet nog eens ten laste neemt op basis van bewijsstukken.

Forfaitaire maaltijd- of dagvergoeding

Bedrag

Vanaf 1 maart 2026 bedraagt de maaltijd- of dagvergoeding 21,64 EUR per dag.

Deze vergoeding dekt alle maaltijdkosten van de werknemer tijdens de dienstverplaatsing.

Voorwaarden

Hieraan zijn volgende voorwaarden verbonden:

• de verplaatsing in opdracht van de werkgever duurt minimum 6 uur;

• de werkgever of een derde vergoedt op geen enkele manier de maaltijdkosten van de werknemer. De werknemer mag bijvoorbeeld geen toegang hebben tot een bedrijfsrestaurant of geen gratis maaltijd ontvangen vanwege een derde. Wanneer de werkgever een maaltijdcheque toekent voor diezelfde dag, moet hij de werkgeversbijdrage in die maaltijdcheque in mindering brengen van de dagvergoeding.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding bij reizende functie

Voor werknemers die een reizende functie hebben, kan de werkgever ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Een reizende (of niet-sedentaire) functie in dit verband, is een functie waarvan de aard regelmatige dienstverplaatsingen inhoudt.

Bedrag

Voor een werknemer met voltijdse prestaties is de maandelijkse vergoeding gelijk aan 'een' aantal keren het bedrag van de dagvergoeding (21,64 EUR), met een absoluut maximum van 16 keer.

Voor deeltijdse prestaties moet men een pro rata toepassen op basis van het tewerkstellingspercentage.

De werkgever mag de vergoeding toekennen ongeacht het exacte aantal dienstreizen. Het forfait is dus gekoppeld aan een functie die regelmatige dienstreizen met zich meebrengt en niet aan een bepaald aantal dienstreizen.

Let wel! Dit maandelijks bedrag is een maximum. De fiscus kan zich baseren op de gemaakte dienstreizen van het voorgaande jaar om te oordelen of het toegekende maandelijkse forfait wel beantwoordt aan de realiteit.

Voorwaarden

De voorwaarden van minimale duurtijd en minimale afstand gelden hier niet.

Het cumulverbod blijft wel van toepassing. De werkgever of een derde mag bijgevolg onder geen beding de maaltijdkosten op een andere manier vergoeden.

Huisvestingskosten

Soms moet een werknemer (of bedrijfsleider) naar aanleiding van de dienstreis ergens blijven logeren.

Ook deze kost mag de werkgever (of onderneming) forfaitair vergoeden aan 162,35 EUR per nacht.

Ook hier is een cumulverbod van toepassing. De werkgever of een derde mag deze huisvestingskosten op geen enkele andere manier vergoeden of via een ander voordeel dekken. Wanneer een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting beschikt, mag de werkgever (of onderneming) de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen.

Spelregels inzake RSZ

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor binnenlandse dienstverplaatsingen.

De RSZ spreekt in dit verband van vergoeding voor baankosten.

Zowel voor wat betreft de bedragen als de minimumduur van de verplaatsing, zitten RSZ en fiscus niet op dezelfde lijn.

Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens.

Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:

• de werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken terugbetalen. Men moet dus één van beide systemen kiezen en dit consequent toepassen.

• de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding van 9 EUR wanneer de werknemer ook een maaltijdcheque ontvangt voor deze dag buitenshuis.

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: 

• afwezigheid van faciliteiten: 10,00 EUR/dag                                                                       

Niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten (wasplaatsen, refters, toiletten, …) die aanwezig zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.

• maaltijd: 9,00 EUR/dag

Niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). De RSZ aanvaardt het bedrag van de maaltijdvergoeding enkel wanneer de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.

Verblijfskosten in België:

• 35,00 EUR/nacht

Als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. De vergoeding dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.

Bron: https://www.sd.be/ellawebsite