Nieuwe verplichting tot arbeidstijdregistratie vanaf 2027: wat weten we vandaag?

De federale regering wil vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting invoeren om de arbeidstijd van werknemers te registreren. De contouren van deze verplichting worden stilaan duidelijker. Opgelet! De bespreking in deze nieuwsbrief is onder voorbehoud. De wetteksten zijn in voorbereiding, maar moeten nog een lange weg gaan, van goedkeuring in de ministerraad tot behandeling in het parlement. In dat verdere proces zijn dus nog wijzigingen mogelijk.

Belgische vertaalslag van Europese rechtspraak

De federale regering kondigde eind 2025 aan dat zij werkgevers in de private en publieke sector vanaf 1 januari 2027 zal verplichten om de arbeidstijd van hun werknemers te registreren.

Men wil zo de Belgische wetgeving in overeenstemming brengen met de rechtspraak van het Europees Hof van Justitie. In de sleutelarresten CCOO (2019) en Loredas (2024) oordeelde het Hof dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten om een objectief en betrouwbaar systeem in te voeren om de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer te meten.

De onderliggende gedachte is dat regels over maximale arbeidstijd en minimale rusttijden alleen afdwingbaar zijn als op objectieve en betrouwbare wijze kan worden vastgesteld hoeveel uren een werknemer effectief heeft gewerkt. Zonder registratie wordt die controle in de praktijk moeilijk. Dat bleek in het verleden al meermaals uit geschillen over overuren voor nationale arbeidsrechtbanken.

De federale regering bereidt momenteel wetgeving voor om de Belgische wetgeving in overeenstemming te brengen met deze Europese rechtspraak. De contouren van die nieuwe verplichting worden stilaan duidelijker.

Een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie

Voor de private sector zou de nieuwe verplichting worden opgenomen in de Arbeidswet van 16 maart 1971.

Wat vandaag opvalt, is dat de wetgever vooral een algemene verplichting lijkt te willen invoeren. Werkgevers zouden moeten beschikken over een systeem waarmee de dagelijkse en wekelijkse gepresteerde arbeidstijd van iedere werknemer op een objectieve en betrouwbare manier kan worden geregistreerd, maar zonder dat de wet zelf een specifieke registratiemethode oplegt.

Die aanpak laat bewust ruimte om het gekozen registratiesysteem af te stemmen op de eigen onderneming. De wetgever lijkt dus voornamelijk een algemeen kader te willen vastleggen, zonder in detail voor te schrijven hoe het registratiesysteem eruit moet zien.

Geen wettelijk opgelegde methode van registratie

Keuzevrijheid voor de praktische invulling

Alles wijst er vandaag op dat werkgevers de ruimte zouden krijgen om zelf te bepalen hoe zij de arbeidstijdregistratie organiseren.

De vorm van het systeem zouden zij vrij kunnen bepalen.

Alles wijst er dus op dat de wetgever niet één type oplossing wil opleggen. Voor sommige ondernemingen kan een digitaal tijdsregistratiesysteem een logische keuze zijn (bijvoorbeeld een tijdsregistratiesoftware met badge-systeem of mobiele applicatie).

In andere organisaties kan een andere aanpak beter aansluiten bij de manier waarop het werk in de praktijk wordt georganiseerd (bijvoorbeeld een systeem van glijdende uurroosters, een systeem waarbij enkel de afwijkingen op het toepasselijke rooster worden bijgehouden).

Welke oplossing er ook wordt gekozen, het is van belang dat het systeem toelaat om de daadwerkelijk gepresteerde dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd op een objectieve en betrouwbare manier vast te stellen. Enkel zo kan men controleren of de regels inzake maximale arbeidsduur en verplichte rusttijden worden nageleefd.

Wat met bestaande systemen?

Wettelijke registratieplichten

In België bestaan vandaag al wettelijke registratieplichten in specifieke gevallen. Denk bijvoorbeeld aan:

• tijdopvolging bij glijdende uurroosters;
• de registratie van afwijkingen op het normale uurrooster wanneer deeltijdse werknemers bijkomende uren presteren;
• de verplichting om prestatiebladen op te stellen in bepaalde sectoren, zoals voor chauffeurs in de vervoerssector.

Deze systemen blijven bestaan naast de nieuwe algemene verplichting.

Wanneer ze correct worden toegepast en aan de wettelijke vereisten voldoen, zouden ze beantwoorden aan de nieuwe registratieverplichting.

Onderneming beschikt reeds over arbeidstijdregistratiesysteem

Heel wat ondernemingen beschikken vandaag al over een systeem dat de arbeidstijd van hun personeel registreert. Indien hun systeem reeds toelaat om de dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd op een objectieve en betrouwbare manier vast te stellen, zou het systeem in overeenstemming kunnen zijn met de nieuwe wettelijke verplichting.

Registratie van afwijkingen kan volstaan

Registratie van afwijkingen als mogelijke piste

Een systeem waarbij enkel de afwijkingen op het toepasselijke vaste of variabele uurrooster worden geregistreerd, zou ook kunnen volstaan — op voorwaarde dat daarmee de gepresteerde arbeidstijd voldoende objectief en betrouwbaar kan worden vastgesteld.

Een vergelijkbare logica bij deeltijdse werknemers

Een vergelijkbare logica kennen we vandaag al bij deeltijdse werknemers. Wanneer een deeltijdse werknemer bijkomende uren presteert bovenop zijn normale uurrooster, is de werkgever verplicht om deze afwijkingen te registreren volgens wettelijk omschreven modaliteiten (via een speciaal controledocument of een systeem van tijdsopvolging, die elk aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen).

Werkgevers zouden zich daarvoor niet noodzakelijk exact op dat systeem moeten baseren. Ook andere manieren om afwijkingen op het normale rooster te registreren zouden mogelijk zijn. Als het toepasselijke uurrooster gekend is en afwijkingen daarop correct en volledig worden bijgehouden, kan de daadwerkelijk gepresteerde arbeidstijd van de werknemer worden bewezen.

Geen automatische invulling louter op basis van het rooster

Een systeem dat de arbeidstijd louter automatisch invult op basis van het afgesproken werkrooster, lijkt daarentegen niet te volstaan. Een werkrooster is immers nog geen registratie van de werkelijk gepresteerde arbeidstijd. De kern van de nieuwe verplichting bestaat erin dat de effectief gepresteerde dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd op een objectieve en betrouwbare manier moet kunnen worden vastgesteld.

Werknemers die worden uitgesloten van de nieuwe verplichting

Een aantal categorieën van werknemers zouden uitdrukkelijk worden uitgesloten uit het toepassingsgebied van de nieuwe registratieverplichting.

Het gaat om werknemers voor wie de arbeidstijd wegens de bijzondere kenmerken van hun werk:

• niet wordt gemeten en/of niet vooraf wordt bepaald; of
• door de werknemers zelf kan worden bepaald.

Concreet zou het gaan om:

• personen werkzaam in een familieonderneming waar gewoonlijk alleen bloedverwanten, aanverwanten of pleegkinderen arbeid verrichten onder het uitsluitende gezag van de vader, de moeder of de voogd;

• door de Koning aangewezen werknemers met een leidende functie of een vertrouwenspost (KB van 10 februari 1965 tot aanwijzing van de personen die met een leidende functie of met een vertrouwenspost zijn bekleed in de particuliere sectors van 's lands bedrijfsleven, voor de toepassing van de wet betreffende de arbeidsduur);

• handelsvertegenwoordigers;

• huisarbeiders, waaronder telewerkers (structureel of occasioneel);
• reizend personeel.

Onder ‘reizend personeel’ zou worden verstaan: werknemers van wie de functie inherent en hoofdzakelijk bestaat uit het uitvoeren van prestaties buiten de vaste vestiging van de werkgever, en die zich daartoe op regelmatige en structurele wijze verplaatsen naar klanten, prospecten of interventieplaatsen.

Voor zover zij aan deze definitie voldoen, zouden bijvoorbeeld technici en thuisverpleegkundigen onder deze categorie vallen.

Daarnaast zou de mogelijkheid worden voorzien om in de toekomst nog andere categorieën uit te sluiten bij koninklijk besluit.

Bewaartermijn

De geregistreerde gegevens zouden gedurende vijf jaar moeten worden bewaard, te rekenen vanaf hun invoer in het systeem.

Inwerkingtreding

De beoogde inwerkingtreding is voorzien op 1 januari 2027.

Voor werkgevers die op dat moment nog niet over een passend systeem beschikken, wordt een overgangsregeling voorzien. Zij zouden nog tijd krijgen tot het einde van het eerste kwartaal van 2027 (dus uiterlijk 31 maart 2027) om zich in regel te stellen.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Hoewel de nieuwe verplichting nog niet definitief is omgezet in de Belgische wetgeving, lijken de grote lijnen stilaan duidelijker te worden. Voor werkgevers is het daarom verstandig om zich nu al voor te bereiden:

• Breng in kaart hoe er binnen de onderneming wordt gewerkt: In veel organisaties wijken de gewerkte uren geregeld af van het formele uurrooster. Bekijk daarom tijdig welke impact de nieuwe verplichting op uw huidige werking kan hebben en hoe uw arbeidsorganisatie daarop best wordt afgestemd.

• Laat bestaande tools en processen kritisch toetsen: Beschikt de onderneming al over een planningstool of registratiesysteem? Ga dan na of dat systeem ook effectief toelaat om de gepresteerde dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd objectief en betrouwbaar vast te stellen.

• Denk na over het systeem dat het best past bij uw organisatie: Als de onderneming de gepresteerde arbeidstijd nog niet registreert, is het raadzaam om tijdig advies in te winnen over welke aanpak of welk systeem het meest geschikt is.

• Hou rekening met de timing: Als de huidige timing behouden blijft, zouden werkgevers uiterlijk tegen 31 maart 2027 in regel moeten zijn

Bron: https://www.sd.be/ellawebsite