Aangetekende brieven FOD Werkgelegenheid voortaan digitaal via e-Box

De Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD Werkgelegenheid) zet de volledige stap naar digitale communicatie. Vanaf 1 oktober 2025 verstuurt de FOD niet alleen gewone post, maar ook alle aangetekende zendingen naar ondernemingen via hun e-Box. Een digitale aangetekende zending via de e-box heeft dezelfde juridische waarde als de papieren versie.

Hoewel activering van de e-Box voor een onderneming voorlopig vrijwillig blijft, is de keuze, eenmaal gemaakt, onomkeerbaar. De overheid mikt op een algemene verplichting in 2026. Deze evolutie onderstreept het groeiende belang van de e-Box, die ook het kanaal wordt voor het elektronisch medisch attest in het kader van het Mult-eMediatt project.

Ook aangetekende zendingen digitaal

Sinds 1 maart 2025 ontvangt u al gewone briefwisseling van de FOD Werkgelegenheid via de e-Box. Vanaf 1 oktober 2025 komen daar ook alle aangetekende zendingen bij. Dit geldt voor documenten van diverse diensten van de FOD, zoals de arbeidsinspectie en de dienst collectieve arbeidsbetrekkingen. Denk hierbij aan:

• Een afschrift van een proces-verbaal na een inbreuk op het Sociaal Strafwetboek;
• Een beslissing die een administratieve geldboete oplegt;
• De definitieve weigering van een neergelegde ondernemings-cao.

Opgelet: Een bericht via de e-Box heeft de waarde van een aangetekende zending als het de vermelding "aangetekende zending" of een gelijkaardige formulering bevat.

Herinnering: medisch attest via e-Box (Mult-eMediatt)

De e-Box wordt ook de spil in de digitalisering van het medisch attest. Via het project "Mult-eMediatt" kan een arts, na toestemming van de werknemer, het ziektebriefje rechtstreeks naar de e-Box van de werkgever sturen. Na een pilootfase is de algemene uitrol van dit systeem voorzien in de loop van 2025.

Het gebruik van het elektronisch attest blijft voorlopig volledig vrijwillig, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Een papieren attest blijft dus steeds een geldige optie.

Activering e-Box: nu nog vrijwillig

Ondernemingen zijn momenteel niet verplicht om hun e-Box te activeren. U kiest zelf of u officiële documenten digitaal wilt ontvangen. Wees u er echter van bewust dat de activering van de e-Box Enterprise een definitieve keuze is: u kunt deze later niet meer deactiveren.

De regering heeft de intentie om het gebruik van de e-Box voor ondernemingen in 2026 te verplichten.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Heeft u uw e-Box al geactiveerd? Wees dan vanaf 1 oktober 2025 extra alert op aangetekende zendingen van de FOD Werkgelegenheid in uw digitale brievenbus. Heeft u uw e-Box nog niet geactiveerd? Weet dan dat dit een onomkeerbare beslissing is, maar dat de overheid op termijn naar een verplichting toewerkt.

Zorg er in elk geval voor dat de toegangen en meldingen van uw e-Box correct zijn ingesteld, zodat documenten met belangrijke deadlines tijdig de juiste personen binnen uw organisatie bereiken.

Bron: https://www.sd.be/ellawebsite