Arbeidstijdregistratie: stand van zaken en aandachtspunten voor werkgevers

Eind 2025 kondigde de federale regering aan dat zij vanaf 1 januari 2027 een algemene verplichting wil invoeren om de arbeidstijd van werknemers te registreren. Sindsdien vragen veel werkgevers zich af of die verplichting er effectief komt en wat dit concreet voor hen zou betekenen. Een definitief antwoord daarop is vandaag nog niet mogelijk. De algemene verplichting is nog niet verankerd in de Belgische wetgeving. De precieze inhoud van de nieuwe verplichting staat nog niet vast en ook de vooropgestelde timing kan nog wijzigen.

Het dossier is dit najaar terug in beweging gekomen. Op 30 september 2026 bracht de Nationale Arbeidsraad (NAR) advies uit over een voorontwerp van wet. De sociale partners blijven verdeeld over de noodzaak en invulling van deze maatregel. 

Het is nu aan de regering om een beslissing te nemen over de verdere uitwerking en een akkoord te bereiken over de ontwerptekst. Pas na een goedkeuring in de ministerraad kan het wetsontwerp bij het parlement worden ingediend.

In deze nieuwsbrief zetten we de huidige stand van zaken op een rij en bespreken we welke aandachtspunten werkgevers vandaag al kunnen meenemen, in afwachting van verdere duidelijkheid.

Opgelet! De bespreking van de nieuwe verplichting in deze nieuwsbrief is onder voorbehoud. De wettekst is nog in voorbereiding en moet nog een volledig wetgevend traject doorlopen.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Hoewel de algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie nog niet definitief wettelijk is geregeld, kunnen werkgevers zich al voorbereiden:

• Breng de huidige werkwijze in kaart: ga na hoe arbeidstijd vandaag wordt opgevolgd en of de geregistreerde gegevens toelaten om de werkelijk gepresteerde arbeidstijd voldoende objectief en betrouwbaar vast te stellen.
• Controleer bestaande verplichtingen: onderzoek of uw organisatie vandaag al wordt geconfronteerd met specifieke registratieverplichtingen (bv. deeltijdse arbeid, glijdende roosters, flexi-jobs, bepaalde sectorale verplichtingen) en of de gebruikte systemen aan de wettelijke vereisten voldoen.
• Evalueer de arbeidsorganisatie: wanneer werknemers veel vrijheid krijgen om hun begin- en einduur zelf te bepalen, kan het nuttig zijn na te gaan of bijkomende afspraken nodig zijn of dat de flexibiliteit beter wordt georganiseerd binnen een formeel systeem, zoals glijdende uurroosters.
• Bekijk de meerwaarde voor loonverwerking en toekomstige rapportering aan de RSZ: een betrouwbaar overzicht van de gepresteerde uren kan helpen bij een correcte loonberekening en vormt tegelijk een nuttige voorbereiding op de meer gedetailleerde gegevensuitwisseling met de overheid in het kader van e-Gov 3.0.

1. Wat ligt er vandaag op tafel?

De regering heeft een voorontwerp van wet voor advies voorgelegd aan de Nationale Arbeidsraad (NAR). Op 30 september 2026 bracht de NAR hierover advies uit. Het voorontwerp van wet voorziet in een algemene verplichting voor werkgevers om de gepresteerde dagelijkse en wekelijkse arbeidstijd van werknemers objectief en betrouwbaar te registreren.

Werkgevers zouden zelf kunnen bepalen hoe zij die registratie organiseren. Ook een systeem dat enkel afwijkingen op het toepasselijke uurrooster registreert, zou kunnen volstaan, op voorwaarde dat de werkelijk gepresteerde arbeidstijd daardoor objectief en betrouwbaar kan worden vastgesteld.

Ook bestaande wettelijke registratieverplichtingen zouden behouden blijven en beantwoorden aan de nieuwe verplichting wanneer ze toelaten om de gepresteerde arbeidstijd objectief en betrouwbaar te registreren.

Bepaalde categorieën werknemers, zoals leidinggevenden, handelsvertegenwoordigers en telewerkers, zouden buiten de nieuwe verplichting vallen.

De geregistreerde gegevens zouden 5 jaar moeten worden bewaard.

2. Sociale partners blijven verdeeld

De NAR bracht een verdeeld advies uit. De werkgevers- en werknemersorganisaties blijven van mening verschillen over zowel de noodzaak van een algemene verplichting als de concrete invulling ervan.

De werkgeversorganisaties vinden een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie niet noodzakelijk of minstens niet wenselijk. Ze vrezen bijkomende administratieve lasten en een beperking van flexibel werken.

De werknemersorganisaties zijn voorstander van een algemene en verplichte tijdsregistratie via een elektronisch systeem om de bescherming van de werknemer te garanderen. Zij argumenteren dat het voorontwerp op verschillende punten niet ver genoeg gaat.

Het is nu aan de federale regering om de verschillende standpunten af te wegen en een akkoord te bereiken over de ontwerptekst. Pas na goedkeuring in de ministerraad zal het wetsontwerp bij het parlement worden ingediend. In welke mate de regering rekening zal houden met de standpunten van de sociale partners, valt vandaag nog moeilijk in te schatten.

De regering heeft wel de ambitie geuit om de nieuwe verplichting vanaf 1 januari 2027 te laten ingaan. Werkgevers zouden daarbij tot uiterlijk het einde van het eerste kwartaal van 2027 de tijd krijgen om zich in regel te stellen. Deze timing blijft evenwel onder voorbehoud en kan tijdens het verdere wetgevende traject nog wijzigen.

3. Waarom arbeidstijdregistratie vandaag al relevant is

Ook wanneer de algemene verplichting niet (tijdig) wordt ingevoerd, betekent dit niet dat werkgevers arbeidstijdregistratie volledig naast zich kunnen neerleggen. Er bestaan vandaag al verschillende specifieke registratieverplichtingen. Daarnaast kan registratie ook relevant zijn vanuit de arbeidsorganisatie, payroll en de voorbereiding op de meer gedetailleerde gegevensuitwisseling met de overheid in het kader van e-Gov 3.0.

3.1. Nieuwe verplichting of niet: bestaande regels blijven bestaan

Werkgevers moeten vandaag al in bepaalde situaties arbeidstijd registreren. Deze specifieke regelingen blijven bestaan.

Het gaat onder meer om:

• Glijdende uurroosters: een systeem van tijdopvolging is verplicht. Dit systeem moet per werknemer de duur van de arbeidsprestaties per dag vermelden. Voor deeltijdse werknemers met een vast uurrooster moet ook het begin en einde van de prestaties en de rustpauzes worden vermeld. De werknemer moet ook zijn saldo van meer- en minuren kunnen opvolgen.
• Deeltijdse arbeid: wanneer een deeltijdse werknemer buiten het normale uurrooster werkt, moet de werkgever die afwijkingen registreren. Dat gebeurt in principe via een controledocument, maar kan onder voorwaarden ook via een systeem van tijdsopvolging. Daarbij moeten per dag het begin en einde van de prestaties en de rustpauzes worden geregistreerd.
• Bepaalde tewerkstellingsvormen en sectoren kennen specifieke registratieverplichtingen: denk bijvoorbeeld aan flexi-jobwerknemers, sectoren die het gebruik van een dagelijks prestatieblad voorzien, of de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector.

Actueel: tijdsregistratie bij flexi-jobs

Voor flexi-jobwerknemers geldt vandaag al een specifieke verplichting tot elektronische tijdsregistratie, die in de praktijk soms over het hoofd wordt gezien. De werkgever moet voor elke flexi-jobwerknemer het juiste begin- en eindtijdstip van elke arbeidsprestatie elektronisch registreren en bijhouden.

Bij een Dimona-aangifte per kwartaal, kan de werkgever voor de registratie kiezen voor:

• een geregistreerd kassasysteem (GKS) bij een tewerkstelling in de horeca (PC 302);
• een aan Dimona gekoppeld alternatief systeem van aanwezigheidsregistratie (ASA);
• een elektronisch systeem van tijdsopvolging dat ook voor deeltijdse werknemers wordt gebruikt. Dit systeem moet voldoen aan de wettelijke voorwaarden en moet onder meer voor elke betrokken werknemer de volgende gegevens bevatten:
  • de identiteit van de werknemer;
  • per dag het begin en einde van zijn prestaties en zijn rustpauzes; deze gegevens moeten respectievelijk worden opgetekend op het ogenblik dat de prestaties beginnen, dat ze eindigen en bij het begin en einde van elke rustpauze;
  • de periode waarop de opgetekende gegevens betrekking hebben;
• een digitale tachograaf.

Bij een mondelinge flexi-arbeidsovereenkomst moet er per dag een Dimona gebeuren met vermelding van het begin- en eindtijdstip van de arbeidsprestatie. De tijdregistratie gebeurt dan via de Dimona-aangifte.

3.2. Meerwaarde voor payroll neemt toe door e-Gov 3.0 project

Arbeidstijdregistratie is niet alleen relevant vanuit arbeidsduurregels, maar ook voor een correcte loonverwerking. Een betrouwbaar overzicht van de gepresteerde uren vormt immers een waardevolle basis voor de verwerking van prestaties en afwezigheden in de payroll.

Die meerwaarde zal in de toekomst nog toenemen door e-Gov 3.0, het overheidsproject waarmee de openbare instellingen van sociale zekerheid de gegevensuitwisseling tussen werkgevers en de RSZ willen moderniseren. Vanaf 1 januari 2028 moeten werkgevers minstens maandelijks aan de RSZ gedetailleerde gegevens over het loon en de arbeidstijd versturen. Dit gaat verder dan de gegevens die vandaag via de kwartaalaangifte (DmfA) worden aangeleverd. Tegen die achtergrond wordt het steeds belangrijker om de gepresteerde uren op een betrouwbare manier te registreren.

3.3. Arbeidstijdregistratie als hulpmiddel voor een doordachte arbeidsorganisatie

Arbeidstijdregistratie kan daarnaast een praktische meerwaarde hebben, ook wanneer er geen algemene wettelijke verplichting komt. Een betrouwbaar overzicht van de gepresteerde tijd kan werkgevers helpen bij:

• De opvolging van arbeidsprestaties, rusttijden en structurele afwijkingen van de normale arbeidsduur;
• Het onderbouwen van discussies met werknemers over gepresteerde (over)uren en achterstallig (over)loon;
• Het ondersteunen van de naleving van arbeidsduurregels en het beperken van het risico op inbreuken;
• Het tijdig detecteren van terugkerende lange werkdagen of overbelasting;
• Een objectievere opvolging van aanwezigheid en afwezigheden.

Bron: https://www.sd.be/ellawebsite