Europa actualiseert regels voor sociale zekerheid bij grensoverschrijdend werk

De Europese Unie heeft een herziening van de regels over de coördinatie van de sociale zekerheid goedgekeurd.

Deze wijzigingen hebben onder meer gevolgen voor detacheringen en voor werknemers en zelfstandigen die in meerdere lidstaten werkzaam zijn. De nieuwe regels treden nog niet onmiddellijk in werking.

Belangrijkste nieuwigheden bij detachering

De voorwaarden voor detachering worden op enkele punten aangescherpt en verduidelijkt.

• Een werknemer moet vóór de detachering minstens 3 maanden onderworpen zijn geweest aan de sociale zekerheid van het land waar de werkgever gevestigd is. Ook voor zelfstandigen wordt de termijn opgetrokken naar 3 maanden.

• Na een detachering van maximaal 24 maanden geldt in principe een onderbreking van minstens 2 maanden voordat dezelfde persoon opnieuw naar dezelfde lidstaat kan worden gedetacheerd.

• Het verbod om een gedetacheerde persoon te vervangen wordt verduidelijkt en uitgebreid.

• De melding van de detachering en de aanvraag van een A1-document moeten steeds vóór de start van de werkzaamheden gebeuren. Enkel voor zakenreizen en bepaalde zeer korte detacheringen geldt een uitzondering.

Belangrijkste nieuwigheden bij gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten

Ook de regels voor werknemers en zelfstandigen die in meerdere lidstaten actief zijn, worden verder verfijnd.

• Wie in één lidstaat werkt en tegelijk een werkloosheidsuitkering uit een andere lidstaat ontvangt, valt onder de sociale zekerheid van de lidstaat die de uitkering betaalt.

• Voor personen die buiten de EU wonen maar in meerdere EU-lidstaten werken, wordt verduidelijkt hoe de toepasselijke sociale zekerheid wordt bepaald.

De toepasselijke sociale zekerheid kan voor maximaal 24 maanden worden vastgesteld. Daarna is een nieuwe beoordeling vereist.

Begrip ‘zetel’ werkgever wordt verduidelijkt

Voor verschillende Europese aanwijsregels is de vestigingsplaats van de werkgever van belang. De zetel van de werkgever wordt bepaald op basis van een globale beoordeling van alle relevante factoren.

Inwerkingtreding

De wijzigingsverordening treedt in werking op de eerste dag van de maand na de datum van bekendmaking ervan in het publicatieblad van de Europese Unie. De publicatie was op 27 oktober 2026. De wijzigingsverordening treedt dus in werking vanaf 1 november 2026.

Dat betekent echter niet dat alle gewijzigde regels vanaf 1 november 2026 moeten worden toegepast.

De gewijzigde regels rond de toepasselijke sociale zekerheid bij detachering en gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten , gelden vanaf 2 november 2028.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Werkgevers hoeven momenteel nog geen acties te ondernemen. Het is wel aangewezen om na te gaan of bestaande processen rond detacheringen voldoende aansluiten bij de toekomstige verplichtingen, in het bijzonder wat betreft de voorafgaande A1-aanvraag, de timing van meldingen en de voorwaarden voor detachering.

Hierna volgt een uitgebreide bespreking.

1. Coördinatie van sociale zekerheid in Europa: wat houdt dit in?

Binnen de Europese Economische Ruimte (EU + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) en Zwitserland gelden specifieke regels die aanwijzen welke nationale socialezekerheidswetgeving van toepassing is bij een grensoverschrijdende situatie. Deze regels liggen vervat in twee Europese Verordeningen (nr. 883/2004 en 987/2009).

Deze Europese coördinatieregels moeten onder meer voorkomen dat werknemers of zelfstandigen die in verschillende landen werken of wonen, tegelijk onder meerdere socialezekerheidsstelsels vallen (of onder geen enkel stelsel vallen). De lidstaten blijven bevoegd voor de inhoud van hun eigen sociale zekerheid (bv. de berekening van de sociale bijdragen, de toekenningsvoorwaarden voor uitkeringen).

De Europese regels worden op verschillende vlakken geactualiseerd. In deze nieuwsbrief focussen we op de belangrijkste wijzigingen voor de toepasselijke sociale zekerheid bij detachering en gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten.

2. Werken in Europa: opfrissing van de huidige Europese aanwijsregels

Als uitgangspunt geldt dat een werknemer of zelfstandige slechts aan de socialezekerheidswetgeving van één lidstaat tegelijk wordt onderworpen. De Europese regels wijzen aan welke wetgeving van toepassing is.

2.1. Principe: land van tewerkstelling

Wie in één lidstaat werkt, valt in principe onder de socialezekerheidswetgeving van het land waar hij of zij werkt. De plaats van tewerkstelling is bepalend, ongeacht de woonplaats van de werknemer of de vestigingsplaats van de werkgever.

Bijvoorbeeld: een werknemer woont in België en werkt uitsluitend in loondienst in Nederland. De Nederlandse sociale zekerheid is van toepassing.

Op dit principe bestaan twee uitzonderingen: detachering en gelijktijdige tewerkstelling in twee of meer lidstaten.

2.2. Uitzondering: tijdelijk werken in één andere lidstaat (detachering)

Bij detachering stuurt een werkgever een werknemer naar één andere lidstaat van de EER of Zwitserland om daar tijdelijk voor rekening van die werkgever werkzaamheden te verrichten. Ook een zelfstandige kan tijdelijk zijn werk in een andere lidstaat gaan verrichten.

Als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, blijft de werknemer of zelfstandige onderworpen aan de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat waar hij normaal sociaal verzekerd is.

Voorbeeld: detachering voor 5 maanden van België naar Nederland. De werknemer blijft aan de Belgische sociale zekerheid onderworpen.

Voor detachering op het vlak van de sociale zekerheid gelden een aantal specifieke voorwaarden. We herhalen de basisprincipes:

• De werkgever (of zelfstandige) verricht normaal zijn werkzaamheden in de lidstaat van oorsprong (het moet gaan om substantiële werkzaamheden die verder gaan dan louter intern beheer);

• De werknemer wordt naar één andere lidstaat gestuurd om daar voor die werkgever te werken; of de zelfstandige gaat in één andere lidstaat zijn werk verrichten (het moet gaan om werkzaamheden van soortgelijke aard);

• De verwachte duur van de werkzaamheden bedraagt maximaal 24 maanden (een afwijking kan in specifieke gevallen worden toegestaan door de betrokken lidstaten);

• De werknemer mag in principe niet uitgezonden worden om een eerder gedetacheerde persoon te vervangen;

• Een werknemer kan onmiddellijk na zijn aanwerving worden gedetacheerd als hij vóór de detachering minstens één maand onderworpen was aan de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat waar de werkgever is gevestigd. Een zelfstandige moet vóór de detachering zijn werkzaamheden al minstens twee maanden in zijn lidstaat van oorsprong hebben uitgeoefend.

2.3. Uitzondering: werken in twee of meerdere lidstaten (gelijktijdige tewerkstelling)

Als een werknemer of zelfstandige structureel in twee of meer lidstaten van de EER of Zwitserland werkt, geldt een aparte regeling om te vermijden dat de werknemer of zelfstandige in elk van deze landen socialezekerheidsbijdragen zou moeten betalen.

Voor de vaststelling van de toepasselijke sociale zekerheid houdt men rekening met de verwachte situatie in de volgende 12 kalendermaanden.

2.3.1. Werknemer of zelfstandige verricht substantiële activiteiten in lidstaat waar hij woont

Woont de werknemer of zelfstandige in één van de lidstaten en verricht hij daar een substantieel deel van zijn activiteiten, dan is hij onderworpen aan de wetgeving van het land waar hij woont.

Substantiële activiteiten worden voor werknemers beoordeeld op basis van de arbeidstijd en/of het loon van de werknemer. Voor zelfstandigen gebeurt dit op basis van de omzet, de arbeidstijd, het aantal verleende diensten en/of het inkomen.

Wanneer minder dan 25% van de werkzaamheden in een lidstaat wordt verricht, wijst dit erop dat daar geen substantieel deel van de werkzaamheden wordt uitgeoefend.

Bijvoorbeeld: een werknemer woont in België en werkt daar 30% van zijn tijd. Verder werkt hij 40% in Frankrijk en 30% in Nederland. De Belgische sociale zekerheid is van toepassing. Een substantieel deel van de activiteiten verricht hij immers in zijn woonland België.

Uitzondering voor telewerkende grensarbeiders

Op basis van de Kaderovereenkomst kunnen telewerkende grensarbeiders – onder bepaalde voorwaarden – minder dan 50% van hun arbeidstijd in hun woonland werken zonder dat dit gevolgen heeft voor de toepasselijke sociale zekerheid. Voor meer informatie verwijzen we naar de website van de Belgische Sociale Zekerheid: Grensoverschrijdend telewerk in de EU, de EER en Zwitserland | Federale Overheidsdienst - Sociale Zekerheid.

2.3.2. Geen substantiële activiteiten in woonstaat

Wanneer de werknemer of zelfstandige geen substantiële activiteiten verricht in het land waar hij woont, gelden andere regels.

Voor werknemers wordt de toepasselijke sociale zekerheid in dat geval bepaald op basis van de vestigingsplaats van zijn werkgever(s). Heeft hij één werkgever gevestigd in een lidstaat, dan is de socialezekerheidswetgeving van dat land van toepassing. Voor situaties met meerdere werkgevers (in verschillende lidstaten) gelden volgende regels:

• De werkgevers zijn gevestigd in dezelfde lidstaat: de socialezekerheidswetgeving van die lidstaat is van toepassing;

• De werknemer werkt voor twee of meerdere ondernemingen die gevestigd zijn in twee lidstaten, waarvan één de lidstaat is waar de werknemer woont: de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat waar de werknemer niet woont, is van toepassing;

• De werknemer werkt voor twee of meerdere werkgevers die gevestigd zijn in verschillende lidstaten en waarbij de werknemer niet woont in één van die lidstaten: de sociale zekerheid van de lidstaat waar de werknemer woont is van toepassing.

Voor zelfstandigen is de socialezekerheidswetgeving van toepassing van de lidstaat waar het centrum van belangen van zijn werkzaamheden zich bevindt.

2.4. Bevestiging van de toepasselijke wetgeving in A1-document

De werkgever of zelfstandige moet de bevoegde nationale instelling informeren over de detachering of de gelijktijdige tewerkstelling in meerdere lidstaten. Deze melding moet vooraf gebeuren indien dat mogelijk is.

De bevoegde dienst zal de toepasselijke sociale zekerheid beoordelen en een A1-document afleveren. Dit document bevestigt welke wetgeving van toepassing is en, indien relevant, tot welke datum en onder welke voorwaarden.

Een door een lidstaat afgegeven A1-document is bindend voor de organen van andere lidstaten zolang het niet is ingetrokken of ongeldig verklaard.

3. Nieuwigheden bij detachering

3.1. Beperking op opeenvolgende detacheringen naar eenzelfde lidstaat

Na een totale detachering van 24 maanden is een onderbreking van minstens 2 maanden vereist voordat dezelfde werknemer of zelfstandige opnieuw naar dezelfde lidstaat kan gedetacheerd worden.

In specifieke omstandigheden kunnen de betrokken lidstaten toch een afwijking toestaan.

Deze regel werd al langer toegepast in de praktijk en wordt nu ook expliciet verankerd in de Europese Verordening nr. 987/2009.

3.2. Verbod op vervanging

Een gedetacheerde werknemer mag in principe niet uitgezonden worden om een andere gedetacheerde werknemer te vervangen. Dit principieel verbod blijft behouden. Er wordt nu verduidelijkt dat het verbod ook van toepassing is wanneer een gedetacheerde werknemer wordt vervangen door een gedetacheerde zelfstandige.

Voor zelfstandigen wordt ook een verbod op vervanging ingevoegd. Een gedetacheerde zelfstandige mag ook geen gedetacheerde werknemer of een andere gedetacheerde zelfstandige vervangen.

In uitzonderlijke omstandigheden is het toch mogelijk om een reeds gedetacheerde persoon te vervangen op voorwaarde dat de maximale periode van 24 maanden niet is verstreken. Bijvoorbeeld: een werknemer werd voor 20 maanden gedetacheerd maar wordt ernstig ziek na 10 maanden, nog voor hij zijn werk heeft afgemaakt. In deze situatie is het toegestaan om een andere persoon (werknemer of zelfstandige) voor de resterende 10 maanden te detacheren om het werk af te maken. De betrokken persoon moet uiteraard zelf ook aan de voorwaarden voor detachering voldoen.

3.3. Een langere voorafgaande aansluiting

De gedetacheerde werknemer moet vóór de start van de detachering al minstens 3 maanden onderworpen zijn geweest aan de socialezekerheidswetgeving van de lidstaat waar de werkgever gevestigd is. De termijn wordt dus opgetrokken van 1 maand naar 3 maanden.

Deze nieuwe voorwaarde is van belang voor werknemers die worden aangeworven met het oog op detachering naar een andere lidstaat.

Ook voor gedetacheerde zelfstandigen wordt de termijn opgetrokken van 2 maanden naar 3 maanden. Zij moeten hun activiteiten dus ten minste 3 maanden hebben uitgeoefend in de lidstaat waar zij normaal werkzaamheden verrichten vóór de detachering.

3.4. Aanvraag A1-document moet steeds vooraf

De werkgever (of in het geval van een zelfstandige, de betrokkene) moet steeds vóór de start van de werkzaamheden de bevoegde sociale zekerheidsinstelling van de lidstaat waarvan de wetgeving van toepassing blijft, vooraf informeren over de detachering en een A1-document aanvragen.

Dit moet ervoor zorgen dat de bevoegde instelling al voorafgaand aan de uitoefening van het werk in de andere lidstaat de situatie kan beoordelen. Daardoor kan men van meet af aan de correcte toepasselijke socialezekerheidswetgeving vaststellen.

3.4.1. Uitzondering voor zakenreizen en zeer korte detacheringen

De verplichting om de bevoegde sociale zekerheidsinstelling te informeren over de detachering en een A1-document aan te vragen geldt niet voor zakenreizen en zeer korte detacheringen.

Als de werkgever (of zelfstandige) zich beroept op één van de twee vrijgestelde situaties, moet de werkgever (of de zelfstandige) hier ook een bewijs van kunnen leveren.

Zakenreizen

Een zakenreis is een tijdelijke activiteit van beperkte duur die verband houdt met de zakelijke belangen van de werkgever of zelfstandige.

Hieronder inbegrepen: het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten, culturele en wetenschappelijke evenementen, conferenties en seminars, zoals die in verband met academisch onderzoek, of het volgen van opleidingen.

De verlening van diensten of de levering van goederen geldt niet als ‘zakenreis’.

Zeer korte detacheringen (max. 3 opeenvolgende werkdagen)

Het gaat om korte detacheringen van maximaal drie opeenvolgende werkdagen binnen een periode van 30 opeenvolgende dagen, behalve bepaalde activiteiten in de bouwsector (omwille van verhoogde fraude‑ en ongevalsrisico’s).

In bijlage 6 bij de Verordening nr. 987/2009 wordt voortaan gedefinieerd wat onder ‘activiteiten in de bouwsector’ moet worden verstaan.

Het omvat alle activiteiten in de bouwsector die betrekking hebben op het oprichten, het herstellen, het onderhouden, het verbouwen of het slopen van bouwwerken, en met name de volgende activiteiten:

1. graafwerkzaamheden;
2. andere grondwerkzaamheden;
3. bouw;
4. monteren en demonteren van prefab-elementen;
5. inrichting of uitrusting;
6. verbouwing;
7. restauratie;
8. herstelwerkzaamheden;
9. ontmanteling;
10. sloop;
11. groot onderhoud;
12. klein onderhoud — schilderwerk en schoonmaak;
13. sanering.

3.4.2. Automatische ontvangstbevestiging na melding

Als het A1-document niet onmiddellijk wordt afgegeven, wordt een automatische ontvangstbevestiging afgeleverd die een bewijs vormt dat het bevoegde orgaan in kennis werd gesteld van de detachering.

De werkgever moet deze ontvangstbevestiging kunnen voorleggen wanneer de bevoegde dienst van het werkland daarom verzoekt.

3.4.3. Bewijsstukken bezorgen aan werknemer

De werkgever moet de nodige bewijsstukken aan de werknemer bezorgen (de ontvangstbevestiging, A1-document of het bewijs van de vrijstelling). Dit kan op papier of elektronisch.

4. Nieuwigheden bij werkzaamheden in twee of meerdere lidstaten (gelijktijdige tewerkstelling)

4.1. Werken in één lidstaat en werkloosheidsuitkering uit andere lidstaat

Er wordt een nieuwe aanwijsregel ingevoegd wanneer een persoon in één lidstaat als werknemer of zelfstandige werkt, en tegelijkertijd een werkloosheidsuitkering in een andere lidstaat ontvangt.

In dat geval is de sociale zekerheid van de lidstaat die de werkloosheidsuitkering betaalt van toepassing.

4.2. Beoordeling toepasselijke sociale zekerheid gebeurt voor maximaal 24 maanden

De toepasselijke wetgeving wordt vastgesteld op basis van de verwachte situatie in de volgende 12 kalendermaanden. Dat is vandaag ook al zo.

Men verduidelijkt dat de beoordeling voor maximaal 24 maanden geldt. Na een periode van 24 maanden moet de situatie opnieuw worden beoordeeld.

Een wijziging in de geplande werkzaamheden, de arbeidstijd, de bezoldiging, de woonplaats of de werkgeversstructuur kan dus aanleiding geven tot een nieuwe beoordeling en een wijziging van de toepasselijke sociale zekerheid.

4.3. Werken in meerdere lidstaten terwijl de werknemer buiten de Europese Unie woont

Er wordt verduidelijkt hoe de toepasselijke sociale zekerheid wordt bepaald voor werknemers (en zelfstandigen) die buiten het grondgebied van de Europese Unie wonen, maar hun werkzaamheden in twee of meer EU-lidstaten verrichten.

De toepasselijke sociale zekerheid wordt voor hen bepaald op basis van de gewone aanwijsregels bij tewerkstelling in meerdere lidstaten.

Om deze oefening te kunnen doen, wordt een fictieve woonplaats binnen de EU aangewezen. Hun woonplaats wordt geacht zich in de lidstaat te bevinden waar zij het grootste deel van hun werkzaamheden (in de zin van arbeidstijd) verrichten binnen het grondgebied van de Unie.

5. Begrip ‘zetel’ van de werkgever wordt verduidelijkt

Voor verschillende Europese aanwijsregels is de vestigingsplaats van de werkgever van belang. De huidige regels omschrijven de zetel of het domicilie van de onderneming of werkgever als de plaats waar de voornaamste beslissingen worden genomen en de centrale bestuurstaken worden uitgeoefend.

Men verduidelijkt dat de zetel of het domicilie wordt vastgesteld in het kader van een algemene beoordeling op basis van factoren die relevant zijn voor de zaak, waarbij naar behoren rekening wordt gehouden met elke relevante factor, afhankelijk van de omstandigheden van de zaak.

De Administratieve Commissie zal dit nog verder uitwerken.

Voorbeelden van dergelijke factoren zijn: de omzet, de plaatsen waar de algemene vergaderingen worden gehouden en het gewoonlijke karakter van de verrichte werkzaamheden.

6. Meer gegevensuitwisseling tussen socialezekerheidsorganen

Men versterkt de samenwerking en gegevensuitwisseling tussen de bevoegde organen. Dit moet het onder meer mogelijk maken om wijzigingen in de tewerkstellingssituatie van de werknemer op te sporen, detecteren van onjuistheden in de gegevens.

Ook de procedure voor de controle, correctie en intrekking van A1-documenten werd gedetailleerder uitgewerkt. Bij fouten wordt een A1-document gecorrigeerd of ingetrokken met terugwerkende kracht.

Bron: https://www.sd.be/ellawebsite