Federal Learning Account: zware administratieve verplichting, deadline 30 november 2024

Zoals al eerder aangekondigd, moeten alle werkgevers alle formele en informele opleidingen in het kader van de arbeidsrelatie in een aparte database, de Federal Learning Account (FLA), registreren.

De werkgeversorganisaties voerden een intensief gesprek met de overheid om de registratieplicht af te voeren, of minstens administratief minder belastend, meer werkbaar en meer afgestemd op de reële opleidingsnoden te maken, maar kregen geen gehoor.

De FLA werd vorige week ‘live’ gezet, via www.federallearningaccount.be. Je vindt er handleidingen, de inhoudelijke en technische informatie en een zogenaamde ‘frequently asked questions’ (FAQ). De onduidelijkheid blijft echter heel groot.

Registratie opleidingen en berekening opleidingsrechten

Met de FLA wil de overheid een gedetailleerd overzicht bekomen van alle formele en informele opleidingen die elke individuele werknemer bij elke werkgever volgt, met een heel aantal kenmerken van die opleiding:

• beschrijving;
• duurtijd, in uren en minuten;
• begin- en einddatum;
• status (gevolgd, niet gevolgd, gereserveerd, niet passend);
• type (formeel, informeel);
• ...

De FLA is de administratieve neerslag van het individueel opleidingsrecht dat de meeste werknemers sinds 2023 wettelijk of sectoraal genieten. Dat jaarlijks individueel opleidingsrecht (variërend naargelang de grootte van de onderneming, het arbeidsregime en de periode in dienst, en de eventuele sectorale afspraken), moet trouwens ook in de FLA vermeld worden.

Een uitgebreide bespreking van de FLA-ontwerpwet, die ondertussen ongewijzigd in het Belgisch Staatsblad verscheen, lees je onderaan dit artikel.

Let op! Alle werkgevers, ook KMO’s, moeten de opleidingen in de FLA registreren, zelfs als er geen individueel wettelijk of sectoraal opleidingsrecht voor de werknemers is.

Registratie kan op drie manieren, namelijk via:

• de website – de ‘online webapp’;
• een BATCH-kanaal, waarmee gegevens in bulk kunnen worden verzonden (in XML-formaat);
• een REST-API-kanaal om het verzenden en beheren van gegevens in de eigen LMS-toepassing te integreren.

Registratie uiterlijk 30 november 2024

De wet is op 1 april 2024 in werking getreden. De FLA is ondertussen ook gelanceerd, via www.federallearningaccount.be. De overheid stelt op die manier dat werkgevers al kunnen ‘kennismaken’ met de FLA. Registratie is ook al mogelijk.

Op 1 juni 2024 volgt het officiële, operationele startschot van de FLA. De op dat moment al geregistreerde gegevens zullen bewaard blijven, belooft de overheid.

Dan volgt een termijn van 6 maanden waarbinnen de werkgevers alle formele en informele opleidingen in de arbeidsrelatie sinds 1 januari 2024 moeten registreren. Tegen uiterlijk 30 november moeten met name de opleidingen van 1 januari tot 30 september 2024 in de FLA komen. Hoewel de wet pas op 1 april in werking is getreden, oordeelt de FOD dat ook opleidingen in het eerste kwartaal 2024 in de tool moeten komen. De wettelijke basis daartoe ontbreekt echter.

Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om in elk geval alle opleidingsinspanningen goed bij te houden.

Elke werkgever moet ook het individueel opleidingsrecht (uitgedrukt in dagen of uren), van elke werknemer, vermelden. Mocht dat niet gebeuren, zal de overheid eenmalig eind november 2024 de rechten voor 2024 zelf aanvullen. Daarna zal dit jaarlijks op 1 januari gebeuren voor het komende jaar.

Vraag is uiteraard of dat dan correct zal gebeuren. De wet voorziet dat de werkgever alle geregistreerde gegevens moet controleren, waar nodig aanpassen en ontbrekende gegevens moet aanvullen.

Administratieve last en ondersteuning

De FLA brengt een enorme administratieve last voor werkgevers met zich mee. De pilootfase die aan de oplevering van de FLA voorafging, was ruim onvoldoende. Veel vragen bleven onbeantwoord, of kregen een onwerkbaar antwoord. Van een doorgedreven technische testfase was absoluut geen sprake.

De overheid belooft de nodige ondersteuning te bieden. We hernemen de mogelijkheden die op de site van de FLA vermeld staan:

Technische problemen: Eranova - Met toegangsproblemen of technische problemen kan u terecht op het Eranova Contact Center, op het nummer 02 511 5151, of via het contactformulier.

Juridische vragen: FOD WASO - U kan terecht bij de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Telefonisch van maandag tot vrijdag van 9u tot 12u en van 14u tot 16u30 op 02 235 55 55, of via een e-mail naar info.tsw@werk.belgie.be.

Andere vragen - Met vragen over andere onderwerpen met betrekking tot de Federal Learning Account, neem je contact op via FLA@onssrszlss.fgov.be.

Bespreking wet Federal Learning Account

Opleidingsverplichtingen

Vanaf 2023 bestaan twee nieuwe, wettelijke opleidingsverplichtingen:

• de opmaak van een jaarlijks opleidingsplan, verplicht voor elke onderneming met minstens 20 werknemers. In het plan staat het formeel en informeel opleidingsaanbod van de onderneming;
• en het individueel opleidingsrecht voor elke werknemer:
  • in ondernemingen met minstens 20 werknemers gaat het in 2023 om 4 opleidingsdagen voor een voltijder die een volledig jaar in dienst is. Vanaf 2024 gaat het om 5 dagen. Een sectorale CAO kan afwijken van het aantal dagen, maar moet een minimum van 2 opleidingsdagen per jaar respecteren;
  • in kleinere ondernemingen ligt het wettelijk opleidingsrecht lager. Zijn er minstens 10 en minder dan 20 werknemers, dan gaat het om één opleidingsdag voor een voltijder die een volledig jaar werkt. Een sectorale CAO kan dat verhogen. Bij werkgevers met minder dan 10 werknemers, is er geen wettelijk opleidingsrecht voor de werknemers. Een sectorale CAO kan hier evenwel toch een opleidingsrecht bepalen.

Aangezien de FLA aansluit op de opleidingsverplichtingen in de arbeidsdeal, zal ze ook enkel van toepassing zijn op werkgevers en werknemers die vallen onder het toepassingsgebied van de CAO-wet van 5 december 1968. Grosso modo betekent dit: de private sector.

Federal Learning Account

De FLA moet de verschillende ‘stakeholders’ (werknemers, inspectiediensten, regionale diensten voor beroepsopleiding, sectoren, sociale partners, werkgevers, …) toelaten informatie terug te vinden over het individueel opleidingsrecht, de gevolgde opleidingen, het saldo aan openstaand opleidingsrecht en de sectorale afspraken rond opleidingen.

Het is een databank die, naast een aantal gegevens over de werkgever, een overzicht bevat van volgende gegevens voor elke werknemer:

• de identificatiegegevens van een werknemer: naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, adres en rijksregisternummer;
• het arbeidsregime waarin een werknemer werkt;
• het registratienummer van de eventuele (sectorale) collectieve arbeidsovereenkomst waarop het opleidingsrecht en het opleidingskrediet van een werknemer is gebaseerd;
• het opleidingsrecht: het aantal opleidingsdagen of -uren waarop de werknemer krachtens de wet arbeidsdeal (wet diverse arbeidsbepalingen van 3 oktober 2022) en/of de sectorale CAO recht heeft;
• de gevolgde opleidingen en hun basiskenmerken: begin en einde van de opleiding, aard (formeel of informeel), resultaat (attest, score of aanwezigheid). Eventueel kan ook de financiering vermeld worden;
• het aantal gevolgde opleidingsdagen of -uren;
• het saldo aan openstaande opleidingsrechten: het aantal overblijvende, nog te volgen opleidingsdagen of -uren, of het aantal dagen of uren over te dragen naar het volgende jaar.

De wet voorziet dat de FLA ook gegevens rond de zogenaamde ‘inzetbaarheidsbevorderende maatregelen’ zal bevatten. Hier gaat het om gegevens (initieel bedrag, resterend bedrag, uiterste bestedingsdatum en betalingsgegevens) waarbij opleidingen gefinancierd kunnen worden via de patronale sociale bijdragen op een deel van de opzeggingstermijn of de verbrekingsvergoeding.

Dit systeem, vervat in artikel 39ter van de arbeidsovereenkomstenwet, wordt in de RSZ-aangifte weliswaar al vermeld, maar heeft nog geen verdere concrete gevolgen. We behandelen dit punt voorlopig verder niet.

Verplichting werkgever

De wet bepaalt dat de overheid zelf een aantal gegevens in de FLA zal registreren en berekenen.

Concreet wordt dat een taak voor de publieke vzw Sigedis, momenteel vooral actief met loopbaan- en pensioengegevens. Zo zou Sigedis de persoonsgegevens in de FLA vermelden, en (als de gegevens in de FLA dat toelaten) het initieel opleidingsrecht per kalenderjaar en het resterend saldo aan openstaande opleidingsrechten berekenen.

De werkgever zal uiteraard ook een taak hebben. Die valt uiteen in twee delen: registratie van de opleidingen, en controle en bijwerking van bepaalde gegevens.

Registratie opleidingen

De werkgever zal voor elk kalenderkwartaal, de tijdens dat kwartaal gevolgde opleidingen (met basiskenmerken) en het aantal daaraan verbonden opleidingsdagen of -uren moeten registreren. Ook de verstrekker van de opleiding, of een daartoe door de werkgever gemandateerde, kan deze gegevens registreren. De wet bepaalt dat dit binnen één maand na afloop van het kwartaal moet gebeuren.

Verifiëren en aanvullen

Daarnaast schrijft de wet ook voor dat de werkgever de gegevens die anderen (de opleidingsverstrekker, of Sigedis) registreren of berekenen, controleert en indien nodig wijzigt, of als ze ontbreken, aanvult.

Dat geldt bijvoorbeeld voor de persoonsgegevens van de werknemer die Sigedis in principe in de FLA opneemt. Mochten die ontbreken, moet de werkgever ze alsnog uiterlijk binnen de maand na het kwartaal ‘actualiseren’. In de FLA zal Sigedis dan de ontbrekende gegevens vermelden.

Ook het initieel opleidingsrecht waarover de werknemer in een bepaald jaar beschikt, wordt in principe door Sigedis berekend en in de FLA vermeld. De werkgever moet het door Sigedis berekende opleidingsrecht verifiëren, en zo nodig aanpassen. Ontbrekende gegevens moet de werkgever aanvullen. Ook hiervoor heeft hij een maand (30 kalenderdagen) de tijd.

Raadpleging en communicatie

De FLA zal voor elke werknemer toegankelijk en raadpleegbaar zijn via de website www.mycareer.be. Op die website vindt elke burger nu al het overzicht van zijn of haar loopbaan als werknemer, zelfstandige of ambtenaar.

Wanneer een werknemer bij een werkgever in dienst komt, en vervolgens minstens één keer per jaar, zal de werknemer informatie ontvangen over:

• het bestaan van de FLA;
• een aantal privacy-aspecten: de verwerkte persoonsgegevens, de doeleinden van de gegevensverwerking, de bewaringstermijn, de ontvangers van de persoonsgegevens in de FLA, …;
• de gebruiksmodaliteiten van de FLA;
• de stand van het opleidingskrediet.

Sigedis zal deze informatie naar de eBox van de werknemer sturen. Indien de overheid, via mycareer.be of via de eBox over een e-mailadres beschikt, zal Sigedis ook een e-mail sturen.

Beschikt Sigedis echter niet over een e-mailadres, dan wordt dat een bijkomende opdracht voor de werkgever. Sigedis zal dan een document in de FLA ter beschikking stellen, dat de werkgever binnen de 30 kalenderdagen aan de werknemer moet bezorgen. De wet stelt: elektronisch, tenzij de werknemer vraagt om de info ‘op een andere wijze’ te bezorgen.

Opdat de werkgever zou weten dat hij deze verplichting heeft, stuurt Sigedis een bericht naar de eBox van de werkgever.

Toezicht met ‘naming and shaming’

In de wet staan geen ‘klassieke’ strafbepalingen, met bijvoorbeeld (administratieve) geldboetes voor werkgevers die de wetgeving niet correct zouden naleven. Die zijn trouwens ook niet voorzien in de wet die het individuele opleidingsrecht in het leven geroepen heeft. Op het niet naleven van bepalingen uit een algemeen verbindend verklaarde CAO staan dan weer wel sancties.

De wet op de FLA bevat wel een zogenaamde ‘naming and shaming’ procedure. Werkgevers die een aantal verplichtingen rond de FLA niet nakomen, komen op een publieke lijst terecht.

Het gaat om de verplichting om ontbrekende persoonsgegevens binnen de 60 dagen na indiensttreding aan te vullen, de verplichting om het document (bij indiensttreding en nadien jaarlijks) met informatie te bezorgen aan de werknemer van wie Sigedis geen mailadres heeft, en geen gevolg geven aan de vraag van een werknemer om gegevens recht te zetten. Elk kwartaal stelt Sigedis de lijst met werkgevers die in gebreke blijven op.

Sigedis informeert deze werkgevers, waarna ze 30 kalenderdagen krijgen om zich in regel te stellen. Doen ze dat tijdig, dan verdwijnt hun naam van de lijst.

De lijst gaat nadien naar de Nationale Arbeidsraad, de paritaire comités en de sociale inspectie. Hij wordt tenslotte ook gepubliceerd op de website van de FOD WASO.

Bron: https://www.sd.be/ellawebsite