Wat controleert de sociale inspectie?

De sociale inspectie is een overheidsdienst die toezicht houdt op de naleving van de sociale wetgeving door werkgevers en werknemers. De sociale inspectie kan zowel aangekondigd als onaangekondigd een bezoek brengen aan je bedrijf om een aantal documenten en gegevens te controleren. Het doel van de inspectie is om sociale fraude te bestrijden en de rechten en plichten van alle betrokken partijen te garanderen.

Welke documenten moet je kunnen voorleggen bij een sociale inspectie?

De documenten die je moet kunnen voorleggen bij een sociale inspectie hangen af van het type controle (aangekondigd of onaangekondigd) en de sector waarin je actief bent. Er zijn echter een aantal zaken die standaard gecontroleerd worden.

Dit zijn onder meer:

• Arbeidsongevallenverzekering: dit is een verplichte verzekering die de werkgever moet afsluiten om de werknemers te beschermen tegen de financiële gevolgen van een arbeidsongeval.
• Aansluiting bij een externe preventiedienst: dit is een dienst die de werkgever ondersteunt om de gezondheid, veiligheid en het welzijn van de werknemers te verzekeren en te verbeteren.
• Arbeidsreglement: dit is een document dat de belangrijkste regels en afspraken bevat die gelden in je bedrijf, zoals de arbeidstijd, de vakantiedagen, de loonbetaling, de disciplinaire maatregelen, enz.
• Arbeidsovereenkomsten: De arbeidsovereenkomst is een overeenkomst waarbij een werknemer zich verbindt tegen loon arbeid te verrichten onder het gezag van een werkgever.
• Overeenkomst maaltijdcheques (indien van toepassing): De toekenning van maaltijdcheques moet opgenomen zijn in een collectieve overeenkomst of in een individuele overeenkomst. Hierin wordt onder andere vermeld vanaf wanneer de cheques worden toegekend, de waarde van de cheque, de werknemersbijdrage,…
• Overeenkomst telewerk (indien van toepassing): Om te mogen telewerken is een schriftelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer noodzakelijk. In deze overeenkomst dienen volgende zaken beschreven te zijn:

1. De regelmaat van het telewerken;
2. De telewerkplek;
3. Overzicht van momenten waarop de telewerker bereikbaar moet zijn;
4. Afspraken rond de tegemoetkoming in de kosten door de werkgever.

• Deeltijdse werknemers: weekplanning (in geval van variabel uurrooster) + afwijkingslijst: Indien er een variabel uurrooster van toepassing is dient er 7 werkdagen op voorhand een weekplanning opgesteld te worden. De afwijkingslijst moet elke afwijking van het vaste of variabele uurrooster registreren en moet worden bijgehouden op de werkplaats.
• Voordeel alle aard van de firmawagen, gsm en laptop in geval van privégebruik: Een voordeel van alle aard is een voordeel dat een werkgever of onderneming toekent aan een werknemer of bedrijfsleider. Dit voordeel wordt beschouwd als een beroepsinkomen. De werknemer of bedrijfsleider die dit voordeel ontvangt, zal dus belasting moeten betalen op het bedrag dat overeenkomt met de waarde van het voordeel van alle aard.
• In geval van fietsvergoeding: Een fietsvergoeding mag enkel toegekend worden indien de werknemer op regelmatige basis met de fiets naar het werk komt.
• De werkgever laat de werknemer best een verklaring op eer ondertekenen waaruit blijkt dat dit effectief het geval is.
• Verantwoording onkostenvergoeding (indien van toepassing): De terugbetaling van onkosten aan een werknemer die ten laste vallen van de werkgever zijn vrijgesteld van sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing als volgende 3 voorwaarden zijn vervuld:

1. De kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
2. De kosten zijn reëel;
3. De juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag de werkgever forfaitair ramen, maar ook hier moet de werkgever de forfaitaire onkostenvergoeding kunnen verantwoorden.

Hoe bereid je je voor op een sociale inspectie?

• Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat je alle documenten die relevant zijn voor je bedrijf en je werknemers steeds up-to-date houdt en gemakkelijk kan terugvinden. Bewaar ze ook op een veilige plaats waar ze niet beschadigd of verloren kunnen gaan.
• Als je een brief ontvangt van de sociale inspectie waarin ze een aangekondigd bezoek melden, lees dan goed na welke documenten ze willen controleren en zorg ervoor dat je deze klaar hebt liggen op de dag van het bezoek.
• Als je een onaangekondigd bezoek krijgt van de sociale inspectie, blijf dan kalm en beleefd. Geef hen toegang tot alle ruimtes die onderdeel uitmaken van je bedrijf, behalve je privéwoning of privévertrekken. Toon hen alle documenten die ze vragen en beantwoord hun vragen naar waarheid.
• Op de website van de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD) vind je meer informatie over de verschillende soorten sociale inspecties en de checklists per sector: https://www.siod.belgie.be/nl/checklists.

TIP: laat je bijstaan door LWB. Wij helpen jou met de voorbereiding van je dossier en verdedigen je rechten en plichten bij een inspectie.